Organizar reuniones familiares eficaces tiene numerosos beneficios tanto para la familia como para el proyecto empresarial pero ¿cómo podemos organizar reuniones efectivas y evitar que estos encuentros familiares se acaben convirtiendo en un foco de tensiones? A continuación presentamos siete claves que os ayudarán a conseguirlo.
- Establecer una agenda específica. El objetivo de las reuniones familiares es facilitar la comunicación y crear un espacio de diálogo que mejore el conocimiento de la empresa familiar entre los miembros de la familia. Con este fin, es recomendable establecer una agenda de temas a tratar y asignar el tiempo que se dedicará a cada uno. Todos los asistentes deberían recibir la orden del día con antelación suficiente para poder prepararse adecuadamente la reunión.
- Adjudicar roles en la reunión. Además de definir los temas que se tratarán en la reunión, es muy útil asignar funciones y responsabilidades entre los miembros de la familia con el fin de dejar claro el liderazgo y fomentar el trabajo en equipo. ¿Quién actuará como conductor de la reunión? ¿Quién tomará notas de los temas tratados y se encargará de definir los temas de la siguiente reunión?
- Llevar un registro de las reuniones de familia. A la hora de asignar roles, es importante elegir un miembro de la familia que tome nota de las principales decisiones que se tomen en la reunión. Esta información debe guardarse y ha de ser accesible para que los miembros de la familia puedan consultarla.
- Involucrar a las personas adecuadas. En función de los objetivos de la reunión, habrá que invitar a los miembros de la familia que tengan edad para participar, familiares que tengan una participación activa en la empresa, parientes políticos y otras partes interesadas que sean clave para los temas que se tratarán (empleados, asesores, etc.).
- Invitar a un facilitador de la reunión. Una buena estrategia para iniciar la reunión puede ser invitar a alguien de dentro de la familia o un miembro externo que sea muy respetado por la familia, pues su participación puede facilitar la dinámica del encuentro.
- Establecer unas reglas básicas. Para que las reuniones sean eficaces es conveniente establecer algunas reglas. Por ejemplo: preparar la reunión y llegar puntuales; escuchar con atención las intervenciones de los demás antes de expresar nuestro punto de vista; no comentar los temas discutidos en la reunión fuera de ella a no ser que se haga de común acuerdo; aceptar y apoyar las decisiones de grupo; pensar siempre en términos de beneficio mutuo, etc.
- Divertirse. Además de las reuniones tradicionales, de vez en cuando habría que organizar actividades más distendidas que ayuden a construir relaciones y abran nuevos canales de comunicación. Se trata de encontrar actividades que sean divertidas para todas las edades, que fomenten la creatividad y la colaboración. Por ejemplo, organizar retiros familiares que incluyan juegos, deporte, actividades de ocio, etc. facilita la relación entre los miembros de la familia y fomenta la cohesión entre ellos.
