Organizar reuniones familiares eficaces tiene numerosos beneficios tanto para la familia como para el proyecto empresarial pero ¿cómo podemos organizar reuniones efectivas y evitar que estos encuentros familiares se acaben convirtiendo en un foco de tensiones? A continuación presentamos siete claves que os ayudarán a conseguirlo.
1.Establecer una agenda específica.
El objetivo de las reuniones familiares es facilitar la comunicación y crear un espacio de diálogo que mejore el conocimiento de la empresa familiar entre los miembros de la familia. Con este fin, es recomendable establecer una agenda de temas a tratar y asignar el tiempo que se dedicará a cada uno. Todos los asistentes deberían recibir la orden del día con antelación suficiente para poder prepararse adecuadamente la reunión.
2.Adjudicar roles en la reunión.
Además de definir los temas que se tratarán en la reunión, es muy útil asignar funciones y responsabilidades entre los miembros de la familia con el fin de dejar claro el liderazgo y fomentar el trabajo en equipo. ¿Quién actuará como conductor de la reunión? ¿Quién tomará notas de los temas tratados y se encargará de definir los temas de la siguiente reunión?
3.Llevar un registro de las reuniones de familia.
A la hora de asignar roles, es importante elegir un miembro de la familia que tome nota de las principales decisiones que se tomen en la reunión. Esta información debe guardarse y ha de ser accesible para que los miembros de la familia puedan consultarla.
4.Involucrar a las personas adecuadas.
En función de los objetivos de la reunión, habrá que invitar a los miembros de la familia que tengan edad para participar, familiares que tengan una participación activa en la empresa, parientes políticos y otras partes interesadas que sean clave para los temas que se tratarán (empleados, asesores, etc.).
5.Invitar a un facilitador de la reunión.
Una buena estrategia para iniciar la reunión puede ser invitar a alguien de dentro de la familia o un miembro externo que sea muy respetado por la familia, pues su participación puede facilitar la dinámica del encuentro.
6.Establecer unas reglas básicas.
Para que las reuniones sean eficaces es conveniente establecer algunas reglas. Por ejemplo: preparar la reunión y llegar puntuales; escuchar con atención las intervenciones de los demás antes de expresar nuestro punto de vista; no comentar los temas discutidos en la reunión fuera de ella a no ser que se haga de común acuerdo; aceptar y apoyar las decisiones de grupo; pensar siempre en términos de beneficio mutuo, etc.
7.Divertirse.
Además de las reuniones tradicionales, de vez en cuando habría que organizar actividades más distendidas que ayuden a construir relaciones y abran nuevos canales de comunicación. Se trata de encontrar actividades que sean divertidas para todas las edades, que fomenten la creatividad y la colaboración. Por ejemplo, organizar retiros familiares que incluyan juegos, deporte, actividades de ocio, etc. facilita la relación entre los miembros de la familia y fomenta la cohesión entre ellos.
Estos siete consejos os pueden ayudar a organizar reuniones efectivas. ¿Añadiríais alguna otra recomendación a este listado? ¡Dejad vuestras sugerencias en los comentarios!
